Что такое папка-скоросшиватель: характеристики, сферы применения

Папка-скоросшиватель – незаменимый аксессуар для дома, офиса и учебы. С ее помощью можно упорядочить документацию и облегчить офисную работу. Она поможет всегда держать под рукой нужные документы и соблюдать порядок на рабочем столе.

Папка-скоросшиватель: что это и как выглядит

Папка-скоросшиватель относится к незаменимым канцелярским принадлежностям, которые значительно упрощают работу или учебу. Она используется для хранения документов, систематизации важных бумаг и организации документооборота.

В каждом офисе, предприятии или учебном учреждении хранится множество бумаг. Использование различных канцелярских принадлежностей позволяет поддерживать порядок даже в самом крупном архиве. С помощью папок-скоросшивателей можно всегда держать нужные бумаги под рукой, а также брать с собой на собрания, планерки или учебу, не переживая за их сохранность и внешний вид. Они помогают классифицировать документы по разным признакам (содержание, действительность, сроки назначения, организации, вид деятельности и т.д.) и быстро находить нужную папку.

Скоросшиватели существуют уже множество лет, но за прошедшие годы их внешний вид претерпел изменения. Ранее такие аксессуары производились из картона. Теперь же стали использовать пластик. Он обеспечивает прочность папки, повышая ее функциональность и надежность сохранности содержимого.

Размер папок-скоросшивателей регламентирован ГОСТом. Большинство из них соответствует формату А4. Это позволяет хранить документы и бланки без риска их сминания. Главное отличие заключается в ширине корешка, от которого зависит вместимость канцелярского аксессуара.

Также изменилась система крепления документа. Если раньше для сшивания бумаг требовался дырокол, то с появлением новых моделей необходимость в них отпала. В современных канцелярских органайзерах используются прозрачные файлы, в которые можно поместить нужные документы, чеки, выписки, квитанции, фотографии или инструкции. В каждый такой целлофановый канцелярский пакет можно вместить до 3-5 листов. Затем все файлы вставляются в скоросшиватель. Их использование необходимо в следующих целях:

• прикрепление бумаг разных размеров;
• сохранение чистоты и целостности содержимого.

Такие подручные системы хранения документации широко востребованы в офисах, школах, вузах, кадровых агентствах, бухгалтериях и офисах. Ученики и студенты часто используют папки с прозрачным верхом для написания рефератов и курсовых. А в непрозрачных моделях для подписи предусмотрена специальная полоса на лицевой стороне или корешке.

Характеристика пластикового скоросшивателя

Сегодня в магазинах продаются скоросшиватели разных видов и оттенков. Такое разнообразие помогает эффективно сортировать документы, ускоряя их поиск. Для обложки используется пластик и ПВХ. Они более надежны и внешне привлекательны, чем простые картонные изделия.

В целях упрощения рутинной работы можно для каждой группы документов использовать папки одного цвета. Это избавит от необходимости каждый раз перебирать массу ненужной документации. Разделение папок по цветам можно использовать для сортировки бумаг на действительные и недействительные, важные и второстепенные, по отдельным организациям и этапам выполнения, отделам и кварталам.

Также папки-скоросшиватели различаются механизмом сшивания, который влияет на их вместимость:

• Модель с классическим пластинчатым механизмом крепления (усиками) из пластика – для хранения небольшого количества бумаг (до 20 листов).
• Улучшенная вариация предыдущей модели, т.е. с папка-скоросшиватель с металлическим зажимом и более мощной прижимной планкой, в которую можно вложить до 200 файлов. Для крепления используется облегченный вариант скобы из нержавеющей стали или жести.

В некоторых папках предусмотрена перфорация, т.е. специальные отверстия на корешке. С их помощью отдельные скоросшиватели можно объединить в одну общую папку на кольцах или папку-регистратор.

Как работает папка-скоросшиватель и в чем ее преимущества

Данный канцелярский аксессуар обладает массой преимуществ:

• защита документации от механических повреждений, влаги, грязи и пыли;
• ведение адресной системы хранения бумаг;
• облегчение и ускорение поиска нужных файлов;
• эффективная систематизация даже самого объемного архива;
• удобство и надежность транспортировки бумаг;
• небольшой вес.

На полках и стеллажах очень быстро скапливается пыль, которая негативно сказывается на сохранности и внешнем виде бумаг. Скоросшиватели позволяют их хранить длительное время, эффективно оберегая от любых загрязнений. Также они защищают содержимое от выцветания. В таких папках можно не переживать за целостность документации в течение нескольких лет.

Как пользоваться папкой-скоросшивателем с зажимом на пружинах и правильно вставлять файлы

Принцип вложения бумаг в папку с пластиковым и металлическим держателем полностью идентичен. Единственным различием является количество листов или файлов, которые в нее можно поместить.

Правильное размещение бумаг в скоросшивателе состоит из нескольких шагов:

1. Расположить папку на ровной горизонтальной плоскости. Желательно использовать стол, подоконник или любую другую мебель с твердой поверхностью.
2. Раскрыть папку и расправить металлические штырьки в вертикальное положение.
3. Снять прижимную планку.
4. Заранее перфорировать листы или вложить в файлы, а затем закрепить их в папке.
5. Зафиксировать прижимную планку поверх листов.
6. Раздвинуть фиксирующие рычаги в разные стороны, загнув тем самым «усики».

Для объединения нескольких скоросшивателей используются жесткая папка с арочным механизмом крепления. В ней можно хранить более десятка стандартных папок. Она надежна, удобна и вместительна. С ее помощью можно систематизировать большое количество документов с общими признаками. Принцип фиксации в такой папке состоит из следующих действий:

• Положить папку на ровное место и раскрыть.
• Разомкнуть кольцевые держатели.
• Надеть на металлические кольца файлы с документами.
• Закрыть папку-скоросшиватель на кольцах.

Такой механизм крепления обеспечивает надежную фиксацию файлов или стандартных скоросшивателей с перфорацией. Большая вместительность позволяет объединить в таких папках сразу несколько дел.

Как вкладывать файлы в скоросшиватель

Все файлы фиксируются в папке одинаковым способом. Предварительно в них помещаются нужные документы. Каждый файл может вмещать сразу несколько листов.

После раскрытия крепежной системы папки они надеваются на фиксирующий элемент (пластиковые или металлические штыри, кольца). При этом важно соблюдать несколько рекомендаций:

• Все файлы объединяются в папку одной стороной, т.е. открытым краем вверх. Это предотвратит выпадение документов при транспортировке и эксплуатации скоросшивателя.
• При надевании целлофановых вкладышей на фиксирующие элементы необходимо следить за соответствием отверстий на перфорации.

Соблюдение всех основных рекомендаций, как пользоваться пружинным скоросшивателем поможет правильно фиксировать документы. При необходимости бумаги можно сортировать, меняя их очередность или добавляя новые.