Эффективные коммуникации в матричной структуре управления

Матричный принцип предполагает, что сотрудники задействованы сразу в нескольких функциональных областях, рабочих группах и проектах.

Такая модель имеет очевидные преимущества: эффективное использование редкой экспертизы специалистов, быстрое реагирование на изменения рыночной конъюнктуры, усиление горизонтальной координации между подразделениями. Однако она также неизбежно повышает сложность коммуникаций и зачастую провоцирует конфликты и разрозненность из-за двойного подчинения сотрудников, противоречивых приоритетов и целей.

Поэтому для полной реализации колоссального потенциала матричного управления крайне важно выстроить продуманную систему взаимодействия всех участников многомерной матричной структуры организации. Рассмотрим проверенные лучшие практики, помогающие оптимизировать коммуникационные потоки.

Четкие роли, обязанности и отчетность

Избежать многих недоразумений и двусмысленностей позволяет недвусмысленное распределение ролей, полномочий и зон ответственности всех ключевых игроков матричной структуры:

• Функциональные менеджеры отвечают за развитие профессиональных компетенций и управление трудовыми ресурсами в своей области

• Руководители проектов/продуктов управляют составом команд, приоритетами задач и распределением общих ресурсов в рамках своих инициатив

• Линейные менеджеры курируют повседневную операционную деятельность на низовом уровне

Важно, чтобы сотрудникам, имеющим несколько ролей в матрице, были абсолютно ясны их обязанности, полномочия и перед кем именно они подотчетны в каждом из этих аспектов работы.

Также необходимо назначить координатора матричной структуры, отвечающего за общую согласованность действий всех субъектов и разрешение возникающих конфликтов приоритетов и интересов.

Прозрачность стратегий, целей и планов

Матричные структуры отличает высокая степень взаимозависимости между различными функциями, проектами и инициативами организации. Ключевые бизнес-процессы, продвигаемые одними подразделениями, зачастую оказывают прямое влияние на работу других областей.

Поэтому жизненно важно добиться максимальной прозрачности общих стратегических целей и планов высшего руководства, а также ключевых приоритетов, сроков, ресурсов и текущих статусов для всех участвующих сторон матричной структуры. Скрытность и работа вслепую неизбежно ведут к разрозненности действий, конфликтам интересов и низкой эффективности.

Налаженные каналы коммуникации

В матричной организации коммуникации специалистов должны осуществляться не только по традиционным вертикальным каналам, но и активно по горизонтали - между разными функциями и проектами, а также по диагонали - с руководством и смежными подразделениями. Столь разветвленная сеть требует четко налаженных каналов связи:

• Единые удобные платформы или приложения для мгновенного обмена сообщениями, видео-звонков и совместной работы над рабочими материалами

• Стандартизированные процессы организации регулярных оперативных совещаний, митапов для обсуждения статусов, рисков, блокирующих проблем

• Централизованные структурированные репозитории знаний, документации, методологических материалов с развитой системой поиска

• Общие онлайн-доски, позволяющие визуализировать рабочие процессы, ключевые показатели, даты, задачи, риски

Продуманные бесперебойные коммуникационные потоки предупреждают частые проблемы матричных структур - дублирование и искажение информации, ее несвоевременную доставку адресатам.

Культура сотрудничества и кросс-функциональное взаимодействие

Эффективное применение матричной структуры управления напрямую зависит от налаженного горизонтального взаимодействия всех субъектов. Однако зачастую сотрудники проявляют приоритетную лояльность к своим функциональным "вертикалям", что мешает полноценному обмену информацией и сотрудничеству с коллегами из других областей.

Для преодоления этой распространенной проблемы компаниям необходимо целенаправленно культивировать ценности открытости, прямого диалога и равноправного кросс-функционального сотрудничества, преодолевая тенденции к внутреннему соперничеству и ориентации только на узкие интересы своего подразделения.

Инструменты формирования такой культуры:

• Тренинги по совместной работе, выстраиванию горизонтальных связей, разрешению конфликтов

• Ротация и перемещение кадров по разным функциям для обмена опытом

• Создание межфункциональных рабочих групп и комитетов

• Организация неформальных корпоративных мероприятий для налаживания связей между представителями разных подразделений

Индивидуальные коммуникативные компетенции

Даже при идеальной организации процессов на уровне компании, успех матричного управления во многом зависит от индивидуальных коммуникативных навыков рядовых сотрудников. Современному матричному специалисту необходимо постоянно развивать целый кластер умений:

• Открытость и прямоту в общении для предупреждения недопониманий

• Способность убедительно и аргументированно доносить свою позицию

• Умение конструктивно разрешать противоречия и находить компромиссы

• Налаженные связи и широкая сеть контактов

• Постоянная обратная связь с коллегами и руководством

Инвестиции в развитие этих навыков напрямую скажутся на общей эффективности многомерной матричной системы.

Комплексный подход к совершенствованию коммуникационных процессов - залог успешной реализации преимуществ матричного управления в любой организации. Внедряя лучшие практики на всех уровнях, компания выигрывает за счет слаженных скоординированных действий всех своих подразделений и команд.